Nors elektroninis parašas yra patikimiausias būdas užtikrinti dokumentų autentiškumą, realybėje ne visada turime galimybę juo pasinaudoti. Laimei, teisinėje praktikoje egzistuoja ir kiti būdai, kaip įrodyti, kad dokumentas yra autentiškas ir turi juridinę galią net ir be kvalifikuoto elektroninio parašo.
Kada dokumentas gali turėti teisinę galią be kvalifikuoto parašo?
Teisinėje praktikoje dokumentai gali būti pripažįstami galiojančiais net ir neturint kvalifikuoto elektroninio parašo šiais atvejais:
1. Paprasti elektroniniai parašai ir sutikimo įrodymai
Paprastas elektroninis parašas – tai bet koks elektroninis ženklas ar procesas, susietas su dokumentu ir atliekamas asmens, turinčio ketinimą pasirašyti. Praktikoje tai gali būti:
- Varnelės pažymėjimas sutikimo laukelyje
- Pasirašymas pirštu ar kompiuterio pele
- Įrašytas vardas ir pavardė elektroninio laiško pabaigoje
- Patvirtinimas mygtuku „Sutinku” ar „Patvirtinu”
Svarbu: šių veiksmų įrodymo vertę sustiprina patikimas audito sekos išsaugojimas – kada, kas, kokiu įrenginiu ir IP adresu atliko veiksmą.
2. Šalių elgesys ir faktinis sutarties vykdymas
Dokumentas gali būti pripažintas galiojančiu, jei šalys elgiasi taip, tarsi jis būtų galiojantis:
- Viena šalis siunčia neformalizuotą pasiūlymą elektroniniu paštu
- Antra šalis atsako „Sutinku” ir pradeda vykdyti sutarties sąlygas
- Abi šalys faktiškai vykdo susitarimą
- Teismui pakanka įrodyti susirašinėjimo grandinę ir faktinį susitarimo vykdymą
3. Verslo korespondencija ir įprastinė praktika
Įprastiniai verslo santykiai dažnai patvirtinami ne formaliais dokumentais, o verslo korespondencija:
- Reguliarūs užsakymai tarp verslo partnerių elektroniniu paštu
- Ankstesnių sandorių ir susitarimų istorija
- Įmonių įprasta veiklos praktika
- Ilgalaikiai verslo santykiai
Kaip užtikrinti elektroninių įrodymų patikimumą?
Jei naudojate paprastus elektroninius parašus ar kitą dokumentavimo formą be kvalifikuoto parašo, rekomenduojame laikytis šių principų:
1. Sukurkite aiškų audito sekos įrašą
Patikimas audito sekos įrašas apie dokumentų pasirašymą turėtų apimti:
- Tikslią datą ir laiką
- IP adresą ir įrenginio identifikatorių
- Pasirašymo proceso eigą
- Vartotojo autentifikavimo metodą
2. Užtikrinkite šalių tapatybės patvirtinimą
Net ir be kvalifikuoto parašo, galite stiprinti tapatybės patvirtinimą:
- Dviejų žingsnių autentifikacija
- Prisijungimas per patikimas sistemas
- SMS žinutė su patvirtinimo kodu
- Elektroninio pašto patvirtinimas
3. Saugokite dokumento vientisumą
Svarbu užtikrinti, kad dokumentas nebūtų pakeistas po pasirašymo:
- Naudokite sistemos sugeneruotą maišos (hash) reikšmę
- Išsaugokite dokumento versijavimą
- Naudokite elektroninio dokumento laiko žymą
Praktiniai pavyzdžiai iš teismų praktikos
El. pašto susirašinėjimo teisinė galia
Lietuvos Aukščiausiasis Teismas ne kartą yra pripažinęs, kad el. pašto susirašinėjimas gali būti laikomas tinkamu įrodymu, jei:
- Galima nustatyti siuntėjo tapatybę
- Susirašinėjimo turinys yra aiškus ir neprieštaringas
- Šalys pradėjo vykdyti susitarimą
- Korespondencija atitinka įprastą verslo praktiką
Elektroninės prekybos užsakymai
Elektroninės prekybos srityje sutartis laikoma sudaryta, kai:
- Pirkėjas užpildo užsakymo formą
- Sistema sugeneruoja automatinį patvirtinimą
- Pirkėjas atlieka mokėjimą
- Pardavėjas patvirtina užsakymą
Šiuo atveju pirkėjo elgesys ir mokėjimo faktas yra pakankamas įrodymas, kad šalys sutiko su sandorio sąlygomis.
Išvada
Nors kvalifikuotas elektroninis parašas išlieka patikimiausiu dokumentų autentiškumo užtikrinimo metodu, verslo kasdienybėje dažnai pakanka ir mažiau formalių sprendimų. Tinkamai dokumentuojant procesą, išsaugant įrodymus apie šalių tapatybę ir ketinimus bei užtikrinant dokumento vientisumą, daugelis verslo susitarimų gali būti teisiškai pripažįstami ir be kvalifikuoto elektroninio parašo.
Vis dėlto, svarbesniems ar didesnės vertės sandoriams rekomenduojame naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą, kad maksimaliai sumažintumėte bet kokių teisinių ginčų riziką ateityje.
